Dokumentų valdymas kaip duomenų saugumo pagrindas – kaip išvengti brangiausių klaidų

Šiuolaikinės įmonės kasdien tvarko didelius duomenų kiekius, kuriuose slypi konfidenciali informacija apie klientus, darbuotojus ir verslo strategijas. Tačiau daugelis organizacijų vis dar nesuvokia, kokios grėsmės kyla dėl prasto dokumentų valdymo. Nesaugūs failų dalijimosi būdai, netvarkingi archyvai ir neaiškios prieigos teisės gali tapti ne tik finansinių nuostolių, bet

ir teisinės atsakomybės priežastimi. Dokumentų valdymo sistema nėra vien patogumo priemonė – tai būtina investicija į duomenų saugumą.

Didžiausios saugumo spragos, apie kurias verslai dažnai nesusimąsto

Kibernetinės atakos ir duomenų vagystės dažniausiai skamba kaip technologijų gigantų problema, tačiau realybė kitokia – net mažos ir vidutinės įmonės dažnai tampa nusikaltėlių taikiniu. Kodėl? Nes jų duomenų apsauga dažnai yra per silpna, o vidiniai darbuotojų įpročiai palieka daugybę saugumo spragų.

– Nesaugūs dokumentų dalijimosi būdai – el. laiškai su jautria informacija gali būti perimti, o neapsaugoti debesijos failai – pasiekiami tretiesiems asmenims
– Neaiškios prieigos teisės – jei kiekvienas darbuotojas gali peržiūrėti ir redaguoti visus įmonės dokumentus, rizika netyčia arba sąmoningai nutekinti duomenis stipriai išauga
– Popieriniai dokumentai – net ir šiuolaikinėse įmonėse vis dar pasitaiko situacijų, kai svarbūs dokumentai laikomi neužrakintose spintose arba tiesiog paliekami ant darbo stalų

Šios klaidos atrodo smulkios, tačiau jų pasekmės gali būti didžiulės. Įmonėms būtina užtikrinti, kad jų dokumentai būtų valdomi taip, kad jokia informacija nepatektų į netinkamas rankas.

Kaip dažniausiai įvyksta duomenų nutekėjimai?

Dažnai manoma, kad duomenų vagystės vyksta tik dėl įsilaužimų iš išorės, tačiau realybė kitokia – dauguma incidentų kyla dėl vidinių darbuotojų klaidų ar net piktnaudžiavimo.

– Neatsargumas – darbuotojas gali netyčia išsiųsti konfidencialų failą ne tam asmeniui arba palikti neapsaugotą dokumentą atvirame tinkle
– Kenkėjiškos programos – neatsargiai atsisiųsti failai ar paspaudimai ant netikrų nuorodų gali suteikti įsilaužėliams prieigą prie visos įmonės dokumentacijos
– Buvusių darbuotojų prieiga – jei organizacija nevaldo prieigos teisių, buvę darbuotojai gali ir toliau turėti prieigą prie svarbių dokumentų

„90 proc. duomenų saugumo pažeidimų įvyksta dėl žmogaus klaidų, o ne dėl pačių sistemų pažeidžiamumo.“ – teigia kibernetinio saugumo ekspertas Tadas K.

Kodėl dokumentų valdymo sistema yra geriausia prevencinė priemonė prieš kibernetines grėsmes?

Dokumentų valdymo sistema padeda ne tik susisteminti duomenis, bet ir apsaugoti juos nuo neteisėtos prieigos. Pagrindiniai privalumai, kuriuos suteikia tokia sistema:

– Prieigos kontrolė – tik tam tikri darbuotojai gali peržiūrėti, redaguoti ar dalintis konkrečiais dokumentais
– Automatiniai atsarginiai kopijų kūrimai – užtikrina, kad net netikėtas sistemos gedimas ar įsilaužimas nesunaikins svarbios informacijos

– Kibernetinio saugumo protokolai – šifravimas, autentifikacija ir duomenų stebėjimas padeda apsaugoti informaciją nuo išorinių grėsmių

Moderni dokumentų valdymo sistema yra ne tik apsaugos priemonė, bet ir įrankis, leidžiantis užtikrinti, kad įmonės veikla išliktų sklandi net ir susidūrus su technologiniais iššūkiais.

Kokius saugumo protokolus turėtų turėti moderni dokumentų valdymo sistema?

Renkantis dokumentų valdymo sistemą, svarbu įsitikinti, kad ji atitinka aukščiausius saugumo standartus.

– Dviejų faktorių autentifikacija – papildoma apsauga prisijungiant prie sistemos
– Automatinis dokumentų šifravimas – net jei failai patenka į netinkamas rankas, be specialaus rakto jie tampa nenaudingi
– Prieigos istorija ir veiklos žurnalas – vadovai gali stebėti, kas ir kada pasiekė tam tikrus dokumentus
– Integracija su kitomis verslo sistemomis – galimybė sujungti dokumentų valdymą su buhalterine ar klientų aptarnavimo sistema užtikrina sklandesnį ir saugesnį duomenų valdymą

Šie saugumo elementai užtikrina, kad dokumentai išliktų ne tik tvarkingi, bet ir apsaugoti nuo neteisėtos prieigos.

Kaip apsisaugoti nuo brangiausių klaidų?

Dokumentų valdymo sistema padeda įmonėms ne tik optimizuoti duomenų tvarkymą, bet ir išvengti didžiausių finansinių nuostolių. Duomenų praradimas ar nutekėjimas gali sukelti milžiniškus nuostolius – tiek finansinius, tiek reputacinius.

Pagal 2023 m. kibernetinio saugumo statistiką:
– Vidutinė duomenų vagystės žala įmonėms siekia 4,45 mln. JAV dolerių
– 60 proc. mažų ir vidutinių įmonių, patyrusių kibernetinę ataką, bankrutuoja per šešis mėnesius
– Įmonės, turinčios modernią dokumentų valdymo sistemą, duomenų saugumo incidentus patiria 70 proc. rečiau

Verslo lyderiai, kurie jau dabar investuoja į saugią ir efektyvią dokumentų valdymo sistemą, užsitikrina ne tik sklandžią veiklą, bet ir ilgalaikį stabilumą.

Dokumentų valdymo sistema – tai daugiau nei archyvas. Tai verslo saugumo pagrindas, padedantis išvengti brangiausių klaidų ir užtikrinantis, kad įmonės duomenys būtų apsaugoti net ir sparčiai besikeičiančioje skaitmeninėje aplinkoje.